Nieuws
Maa 2008
Salami Peeters ontdekt de mogelijkheden van Reflex 3000
Bron: Food Industrie maart 2008 
De laatste zes jaar kwam Peeters Salami in een spiraal van veranderingen terecht. Het begon allemaal met de verhuis naar een nieuw pand, daarna volgde de uitbreiding van het afzetgebied en de implementatie van een adequaat kwaliteitsysteem. Vandaag legt de onderneming de laatste hand aan een voorlopig laatste grote nieuwigheid: de introductie van ‘Reflex 3000’, de ERP-oplossing van ReflexSystems. Introductie ERP-systeem leidt tot gigantische tijdsbesparing
| Al vier generaties lang houdt de familie Peeters zich bezig met het produceren van salami's in alle vormen, maten en smaken. Het begon allemaal in 1905 toen de overgrootmoeder van huidig zaakvoerder Paul met een slagerij begon. De fabriek zelf werd in 1953 door haar zoon André en kleinzoon Paul senior opgericht. En sinds 1 januari 1999 staat dus achterkleinzoon Paul aan het hoofd van dit familiebedrijf. “Tot 1993 hielden we ons met verschillende charcuteriewaren bezig. Maar aangezien we steeds meer orders voor salami kregen, besloten we ons op deze specialiteit te concentreren. Het produceren van deze lekkernij is immers een vak apart. Vooral het rijpen, dat op een temperatuur van meer dan 20°C en een vochtigheidsgraad van 90 à 96 % gebeurt, is geen sinecure en is eigenlijk niet verenigbaar met andere vleesverwerking. Want in tegenstelling tot de meeste voedingswaren is het | bij salami noodzakelijk dat niet alle bacteriën worden geweerd: de goede zijn immers nodig voor het rijpingsproces.” De beslissing om zich enkel op de productie van salami te concentreren, bleek de juiste keuze te zijn. Want al snel kon Peeters Salami de vraag niet meer bijhouden. Toen het bedrijf zich na de dioxinecrisis commercieel heroriënteerde en zich meer naar de retail begon te richten, was de kogel helemaal door de kerk. Het nieuwe productiecentrum waarin het in 1993 zijn intrek had genomen, begon uit zijn voegen te barsten. Vandaar dat de onderneming in 2001 besloot om in het industriepark van Aartselaar een gloednieuw pand te bouwen. Met een oppervlakte van bijna 5.000 m2 en een capaciteit om wekelijks zestig ton salami te produceren, was het bedrijf daarmee klaar voor een grote groei op korte termijn. Paul Peeters: “Sinds 2003 beschikken we ook over een versnijafdeling met een capaciteit | van vijftig ton per week. Onder meer hierdoor zijn we erin geslaagd om een gestadige groei van gemiddeld twintig procent per jaar te realiseren. Momenteel leveren we aan Belgische en Nederlandse grootwarenhuizen en grossisten. We hebben dertig medewerkers in dienst die vorig jaar een omzet van 6,5 miljoen euro realiseerden.” Nood aan meer efficiëntieEens de verhuis volledig was verteerd, het afzetgebied voldoende was uitgebreid om de groei in de komende jaren te bestendigen én een adequaat kwaliteitsysteem was geïmplementeerd, was het tijd voor een volgende fase: de implementatie van een heus ERP-pakket. Paul Peeters vertelt: “Tot enkele maanden geleden beschikten we qua administratieve automatisering enkel over een boekhoudkundig pakket. Voor de rest werd alles manueel bijgehouden en in spreadsheats verwerkt: bestellingen, opmaak van productieorders, voorraadbeheer, tracering, picking, etc. Maar het is evident dat we op die manier helemaal niet efficiënt bezig waren. Niet alleen was deze manier van werken erg tijdsintensief. Ook werden er soms fouten gemaakt, wat in heel wat onnodige kosten en verlies resulteerde. Bovendien was onze traceermethode ontoereikend geworden om op de wensen van onze afnemers en de vereisten van de reglementering in te spelen. Van zodra ons investeringsbudget het toeliet, zijn we dan ook meteen naar een ERP-oplossing op zoek gegaan.”Keuze valt op ReflexSystemsDe zoektocht bleef beperkt tot enkele demonstraties op vakbeurzen. Want eigenlijk had Paul Peeters al jaren geleden besloten met wie hij in zee zou gaan: Jan Ickx van ReflexSystems, die hij al jaren kende. “Dat betekent echter niet dat mijn |
 | ||
 |  |  |
keuze louter op vriendschap was gebaseerd. Integendeel, we hebben het Reflex 3000-systeem wel degelijk serieus onder de loep genomen. Maar we vonden dit pakket erg gebruiksvriendelijk én volledig qua functionaliteit. Bovendien bleken heel wat van onze toeleveranciers en klanten met dit ERP-pakket werkten, wat natuurlijk een pluspunt was en bovendien bewees dat Reflex3000 alles in haar mars had om op onze behoeften in te spelen. Eigenlijk was het al snel duidelijk dat ReflexSystems inderdaad de beste ERP-partner voor ons was.” Fase één zonder problemenIn eerste instantie werd het administratieve gedeelte geïmplementeerd met de modules orderinvoer, facturatie, analyse,… De oude bestanden werden opgekuist en vervolgens in de nieuwe oplossing geïmporteerd. Daarna werden de benodigde extra gegevens voor facturatie en boekhouding in de centrale database gebracht: prijssetting, contractgegevens, ... Paul Peeters: “Dit volstond om – weliswaar na een opleiding van de bedienden – op 1 januari 2007 vrijwel probleemloos met Reflex 3000 aan de slag te gaan. En de voordelen van de investering waren al na enkele dagen duidelijk: we wonnen enorm veel tijd door de automatische orderbehandeling en facturatie, | fouten door verkeerde encodering waren geëlimineerd, we konden veel sneller voldoen aan lastminute bestellingen,… En wat we vooral bijzonder interessant vonden, was het feit dat een verandering - bijvoorbeeld in prijs – met één druk op de toets op alle benodigde domeinen werd doorgevoerd. Daarnaast waren we echt verbaast over de reductie van het papierverbruik: vroeger een toch niet te verwaarlozen kost!” Tweede stap: de productieVier maanden na de ondertekening van het contract had Peeters Salami al een efficiënte automatisering van haar administratie. Maar natuurlijk heeft een ERP-pakket veel meer in haar mars. En het was bij deze onderneming de bedoeling om alle functionaliteit ervan aan te wenden. Vandaar dat in de tweede fase ook de productie werd aangepakt. Jan Ickx, zaakvoerder van ReflexSystems: “In grote lijnen bestond deze stap uit het inbrengen van de recepturen, etiket- en barcodegegevens, leveringsroutes, etc., in de centrale database. Daarnaast zorgden we voor de installatie van vier Flex-en die instaan voor de connectie tussen Reflex 3000 en de weegschalen/barcodescanners. Hoewel het productieluik binnen een ERPimplementatie altijd een werk van langere adem is, slaagden we erin om de klus toch in één maand te | klaren.” Paul Peeters vervolgt: “Vanaf het moment dat we de productiegegevens in Reflex 3000 hadden geëncodeerd, kwam al één groot voordeel van ERP naar boven.Want door de kostprijs van ingrediënten aan de recepturen te linken, konden we onze prijssetting verfijnen. Tevens verkregen we altijd een up-to-date kostprijsberekening, wat in ons geval toch een groot pluspunt is, gezien de prijs van grondstoffen nogal varieert. Maar het allergrootste voordeel is natuurlijk de sluitende tracering. Doordat het ERP-pakket voor alle gereceptioneerde ingrediënten een barcode met lotnummer genereert, weten we op het einde van de rit precies wat elke salami bevat en bij welke klant ze zijn terechtgekomen. Want Reflex 3000 genereert een productieorder met ingrediëntenlijst. Wanneer onze mensen met de productie starten, beginnen ze met het inscannen van alle grondstoffen. Eenmaal de salami’s en halffabrikaten - salami’s die nog een afwerking vereisen, zoals bijkomende droging, coatings, etc. - klaar zijn, wordt dit in de Flex op het productieorder aangegeven. Na een controle op hoeveelheid en gewicht, boekt Reflex 3000 deze producten op voorraad en krijgen ze een unieke code waarmee ze op chargeniveau kunnen worden getraceerd. De inpakafdeling werkt op basis van klantenorders die de operatoren op de Flex oproepen. |
Daar is de automatische link met de weegschalen erg belangrijk, vermits het ERP-pakket alle gewichten direct op order/artikelniveau registreert. Omdat tijdens deze fase het unieke partijnummer wordt gescand, kan Reflex 3000 ook automatisch een klantgericht label met barcode en juiste traceerinformatie genereren: nogmaals een belangrijke stap in de tracering, maar tegelijkertijd een interessante manier om fouten te vermijden. En tot slot nog een belangrijk punt: het systeem zorgt ervoor dat de leveringsroutes op de meest efficiënte manier worden georganiseerd.” Nog heel wat meer voordelen…Maar naast de sluitende traceerbaarheid, biedt ERP in de productieafdeling nog heel wat andere voordelen. Zo wijst Paul Peeters op het feit dat er eenvoudig kan worden nagegaan welke leverancier wat aan welke prijs heeft geleverd. Dit leidt niet alleen tot een correctere facturatie, maar biedt tevens een beter zicht op welke grondstoffen al dan niet in voorraad zijn. “Het is ook erg eenvoudig om veranderingen in de productieplanning door te voeren, waardoor we flexibeler kunnen werken. Aanpassingen aan recepturen, labels, prijzen, etc., gebeurt centraal in de database van het systeem. Doordat onze mensen niet meer alles moeten opschrijven en overtypen, winnen we erg veel tijd. Eenmaal we een tijdje met het systeem werken, zullen we over voldoende gegevens beschikken om onze efficiëntie te berekenen - hoeveel ingrediënt levert hoeveel eindproduct op? – en bij te sturen.” | En dan de laatste faseTot zijn grote verbazing ondervond Paul Peeters quasi geen weerstand van het personeel tegen het systeem. “Dankzij de grote gebruiksvriendelijkheid van Reflex 3000 en de adequate trainingen van ReflexSystems hebben zelfs onze mensen op de werkvloer – die meestal weinig van computers afweten – zo goed als geen problemen gehad om het systeem en de nieuwe werkwijze onder de knie te krijgen. We bemerken bovendien dat ze zelf met Reflex- Systems contact opnemen wanneer ze vragen hebben: dat betekent dat de ERP-leverancier de juiste aanpak hanteert en vertrouwen inboezemt. Vandaar dat we onlangs met volle overtuiging de derde fase van het project hebben ingezet.” Deze bestaat uit twee delen. Enerzijds wordt het systeem ook in de slicing-afdeling geïntroduceerd. En anderzijds is er de implementatie van de module voorraadbeheer, hoewel Peeters Salami ervoor kiest om deze taak niet volledig te automatiseren. Paul Peeters legt uit waarom: “Salami dient gedurende enkele weken te rijpen. Vandaar dat we niet op bestelling kunnen werken en altijd een relatief groot aantal producten in voorraad hebben. Reflex 3000 zal op basis van verkoopgegevens uit vorige maanden en jaren een schatting van benodigde ingrediënten en vereiste stockitems geven. Maar omdat het een tijd zal duren vooraleer deze estimaties op reële cijfergegevens zullen kunnen worden gemaakt en er altijd fluctuaties zijn, hebben we ervoor geopteerd om ze nog manueel te verifiëren – en indien nodig aan te passen – vooraleer ze de productie aansturen en als leidraad voor de aankoop van de ingrediënten worden gebruikt.” | Het verdict…Wanneer we Paul Peeters vragen om een balans van deze investering te maken, krijgen we het volgende antwoord. “Het is een vrij duur project – zo’n 125.000 euro – waarvan de return on investment erg moeilijk te berekenen valt. Want de voordelen zijn niet meteen naar reële cijfers te vertalen. Bovendien moet je als bedrijf toch heel wat tijd en energie in de implementatie en opstart steken.Want hoewel Reflex3000 een erg compleet systeem is, vereist het voldoende data-input om efficiënt te kunnen werken. Maar ik ben er vrij gerust op dat het een wijs besluit was om in een ERP-pakket te investeren. Niet alleen is het de enige manier om aan de reglementering en klantenvereisten op het vlak van tracering te voldoen. Ook is het een ideaal middel om zonder personeelsuitbreiding verder te groeien. En dat is natuurlijk onze bedoeling…” |
