Nieuws

Bron: Meat & Co september 2007

Onder de naam Reflex Internet Bestel lanceerde ReflexSystems uit Almere drie jaar geleden een nieuw programma voor internetbestellingen van ‘klanten van klanten’ uit de foodbranche. Vooral de laatste tijd neemt het aantal gebruikers een hoge vlucht. Inmiddels bieden ruim 40 bedrijven hun afnemers de kans om via Internet Bestel te bestellen. Goed voor een totaal van 12.000 bestellingen per maand en een omzet van 3,5 miljoen euro. Nieuwsgierig naar het geheim achter het succes van de Reflex-oplossing peilde Meat&Co. de ervaringen van 5 ondernemers, die hiermee werken: Pieter de Ruijter, commercieel directeur van Strogoff FreshFood uit Schagen; Roy Bolscher, directeur van vleesbedrijf Bolscher uit Enschede; Frans Peeters, bedrijfsleider van De Jong Diepvries uit Bergschenhoek; Stefan Smulders, directeur van Smulders Horeca grootverbruik; en Roger van Olphen, directeur van Van Olphen Viande Select.

Eigen bestellijsten

Pieter de Ruijter van Strogoff FreshFood, leverancier van vlees, vis, wild en gevogelte aan afnemers in de out-of-home-markt, steekt van wal over de mogelijkheden van Internet Bestel. “Het programma is 1,5 jaar geleden bij ons geïntroduceerd,” vertelt hij. “Inmiddels zijn zo’n 50 klanten, variërend van vijfsterrenhotels en eetcafés tot zorginstellingen, actief gebruiker. Klanten kunnen simpelweg met een gebruikersnaam en wachtwoord inloggen en orders plaatsen. Zij kunnen snel door het assortiment bladeren en bestellijsten aanmaken. Verder vinden zij er informatie over nieuwe producten, acties en actuele prijzen. Bestellingen komen als internetorders bij ons binnen, die door onze verkoop binnendienst worden gecheckt op data en aantallen. Als alles klopt, wordt de bestelling definitief en verwerkt in ons orderverwerkingspakket. Voorzien van een foto kunnen we de afzet van producten stimuleren. Een ander pluspunt is dat we achter elk product een productspecificatie kunnen hangen, waardoor klanten deze niet meer in een papieren map hoeven te archiveren. Klanten die al langer met Internet Bestel werken, willen geen andere oplossing meer. Overigens blijft het een aanvulling vormen op onze andere bestelmogelijkheden telefoon en fax. Internet zal wel de overhand nemen.”

Soepele integratie

Al even enthousiast is Frans Peeters van De Jong Diepvries, groothandel in diepvriesproducten voor grootkeukens van o.a. bejaarden- en verzorgingstehuizen. Sinds de introductie van Internet Bestel in 2005 plaatsen 70 afnemers van de groothandel uit Bergschenhoek regelmatig orders. Goed voor zo’n 800 bestellingen per maand. “Gebruiksvriendelijkheid en overzichtelijkheid waren belangrijke eisen die wij twee jaar geleden aan een nieuw internetbestelsysteem stelden,” vertelt Peeters. “De koks van de grootkeukens die wij beleveren, hebben vaak niet zoveel met computers en waren niet gewend om online te bestellen. Een voorwaarde was daarom ook dat er geen overbodige informatie in het programma mocht staan. We hebben in 2005 drie aanbieders van internetbestelsystemen bekeken. We hebben voor Internet Bestel gekozen, omdat dit programma gemakkelijk te integreren was in het softwarepakket Reflex3000 van ReflexSystems, waarmee we al jaren succesvol werken. Vanuit Reflex3000 kunnen wij gemakkelijk bestelrechten toekennen aan klanten. Een belangrijk voordeel is nu dat afnemers op elk gewenst moment kunnen bestellen. Iedere afnemer kan het systeem naar zijn eigen wensen inrichten en bestellijsten aanmaken. Per bedrijf kan een hoofdgebruiker subgebruikers aanmaken, die hun eigen rechten in het programma krijgen.”

Op volle toeren

Bij vleesbedrijf Bolscher in Enschede werkt het twee jaar geleden gelanceerde Internet Bestel ook op volle toeren. De 100 afnemers van Bolscher die het internet hebben ontdekt, plaatsen maandelijks samen zo’n 800 online bestellingen. “In het begin dachten we alleen: we moeten investeren in een internetbestelprogramma om voorop te blijven lopen in de vleesbranche,” vertelt Roy Bolscher. “Inmiddels werkt het Reflex-programma verdraaid gemakkelijk en snel. Acht jaar geleden hebben we zelf een internetbestelprograma laten bouwen. Allerlei dingen liepen al snel verkeerd. Als wij iets ons productbestand veranderden, moesten we dit apart op internet doorgeven. Nu worden deze veranderingen direct opgeslagen.” Het afhandelen van online orders kost volgens hem minder tijd dan telefonische bestellingen. “Met het verwerken van 20 orders via telefoon of fax zijn we een paar minuten bezig, terwijl eenzelfde hoeveelheid internetbestellingen binnen 30 seconden is verwerkt. Bovendien scheelt Internet Bestel ons veel telefonische vragen over prijzen en gestuurde facturen. Zo kunnen afnemers niet alleen onze prijzen raadplegen, maar ook kwijtgeraakte facturen en pakbonnen terugvinden.”

Toekomstmuziek

De grootste pluspunten van het programma zijn dat klanten bestellijsten kunnen samenstellen en dat zij precies kunnen zien wat zij aan een bestelling kwijt zijn, zo meent Bolscher. “Bovendien kunnen zij continu dingen veranderen. Verder kunnen we zelf productfoto’s, reclames en nieuwsberichten op internet zetten.” Hij ziet geen hiaten in het programma, maar heeft wel een suggestie. “Er is geen kok, die een computer midden in zijn keuken zet. Daarom zou het mooie toekomstmuziek zijn als Internet Bestel bij ons straks kan draaien op een pda. Een kok kan de pda dan meenemen naar de keuken of naar een koelruimte waar producten staan.”

PDA

Diverse afnemers van Smulders Horeca Grootverbruik uit Goirle beschikken nu al over Internet Bestel op PDA-basis. Bij de leverancier van producten aan grootverbruikers in food en non-food kunnen zij zowel bestellen via een pda als via de webshop op de computer. “We werken nu een dikke 2,5 jaar met Internet Bestel,” vertelt Stefan Smulders van Smulders Horeca Grootverbruik. “We hebben hiervoor gekozen, omdat de oplossing naadloos kon worden gekoppeld aan de backoffice Reflex3000 van ReflexSystems. Inmiddels maken al behoorlijk wat klanten gebruik van Internet Bestel. We hebben nu één verkoper minder nodig op onze binnendienst. Een voordeel is dat we alle orders nu snel en foutloos binnenkrijgen. Verder vinden klanten het prettig dat achter 8.000 van de in totaal 20.000 producten uit ons assortiment een foto is gekoppeld. Zij kunnen precies zien wat zij kopen. We werken nu klantspecifiek en kunnen aanbiedingen toespitsen op onze drie afnemersgroepen: restaurants, zorginstellingen en cafetaria’s.” Twee jaar terug realiseerde ReflexSystems voor Smulders Horeca Grootverbruik Internet Bestel op PDA-basis. “Voor afnemers is het handig om met het pda’tje langs de eigen voorraad te lopen om te zien welke producten moeten worden bijbesteld,” aldus Smulders. “Deze bestelling kunnen zij dan direct ingeven op de PDA. Tevens kan de order draadloos worden verzonden, zonder tussenkomst van pc of laptop.”

Nieuwste technologie

Van Olphen Viande Select uit Rijen, vleesleverancier van horeca, catering en grootverbruikersmarkt, is eveneens een tevreden gebruiker van Internet Bestel. “Twee jaar geleden hebben we in het systeem geïnvesteerd, omdat we altijd voorop willen lopen op het gebied van de nieuwste technologie,” vertelt Roger van Olphen. “Voorheen waren we al actief met een internetbestelsysteem van een ander extern bedrijf. Wij werken echter al jarenlang met Reflex3000. Toen ReflexSystems Internet Bestel introduceerde, besloten we direct op deze oplossing over te stappen. Dit programma sluit uitstekend aan op de backoffice van Reflex, waardoor wijzigingen in het softwarepakket direct overal worden doorgevoerd.” Anno 2007 zijn 120 afnemers van Van Olphen Viande Select gebruiker van Internet Bestel, van wie er 80 dagelijks bestellen. “Onze klanten hebben niets op aan te merken op dit brede internetbestelprogramma. Op internet kunnen zij ons totale artikelassortiment raadplegen, dat bijzonder groot is. Een productfolder is na een tijdje weer verouderd, maar online is ons assortiment altijd actueel. Klanten kunnen bestellingen plaatsen en eigen bestellijsten aanleggen. Verder kunnen zij nagaan hoeveel producten zij over een bepaalde periode hebben afgenomen.”